Firma digitale: cos’è, a cosa serve e come ottenerla

La firma digitale è uno strumento sempre più importante nell’era digitale, che permette di firmare documenti elettronici con lo stesso valore legale di una firma autografa. Ma cos’è esattamente la firma digitale? Come si ottiene? E quali sono i vantaggi e gli utilizzi? In questo articolo, risponderemo a tutte queste domande, fornendo una guida completa sulla firma digitale.

Cos’è la firma digitale e che differenza c’è con la firma elettronica?

Firma digitale, firma elettronica e firma elettronica qualificata: le differenze

È importante fare chiarezza sulla terminologia. Spesso si usano in modo intercambiabile i termini “firma digitale”, “firma elettronica” e “firma elettronica qualificata”, ma in realtà ci sono delle differenze:

• Firma elettronica: è un termine generico che indica qualsiasi metodo elettronico per associare un’identità a un documento digitale. Può essere una semplice scansione della firma autografa, un PIN, una password, ecc.
• Firma elettronica avanzata (FEA): è un tipo di firma elettronica che garantisce un livello di sicurezza superiore, in quanto è connessa univocamente al firmatario, è creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo ed è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.
• Firma digitale (o firma elettronica qualificata – FEQ): è un tipo specifico di firma elettronica avanzata, basata su un certificato qualificato e su un sistema crittografico a chiavi asimmetriche (una pubblica e una privata). La firma digitale garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio del documento firmato, ed ha pieno valore legale, equivalente a quello di una firma autografa.

Vantaggi della firma digitale

La firma digitale offre numerosi vantaggi:

• Validità legale: come già detto, la firma digitale ha lo stesso valore legale di una firma autografa.
• Sicurezza: la firma digitale garantisce l’autenticità del firmatario e l’integrità del documento (cioè che non sia stato modificato dopo la firma).
• Non ripudio: il firmatario non può disconoscere la propria firma.
• Praticità: la firma digitale permette di firmare documenti in modo rapido e semplice, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
• Risparmio: la firma digitale elimina la necessità di stampare, spedire e archiviare documenti cartacei, con un notevole risparmio di tempo e denaro.
• Efficienza: Semplifica e velocizza i processi aziendali.

A cosa serve la firma digitale?

Utilizzi per privati

I privati cittadini possono utilizzare la firma digitale per:

• Firmare contratti (es. contratti di locazione, contratti di fornitura di servizi, ecc.).
• Presentare istanze alla Pubblica Amministrazione (es. richieste di contributi, iscrizioni a concorsi, ecc.).
• Accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione (es. Agenzia delle Entrate, INPS, ecc.).
• Firmare documenti informatici di vario tipo (es. dichiarazioni, autocertificazioni, ecc.).

Utilizzi per aziende

Le aziende possono utilizzare la firma digitale per:

• Firmare contratti con clienti e fornitori.
• Emettere fatture elettroniche.
• Presentare bilanci e altri documenti societari.
• Partecipare a gare d’appalto pubbliche.
• Gestire le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione.

Come ottenere la firma digitale: diverse opzioni

Ottenere la firma digitale con un provider accreditato

Il modo più comune per ottenere la firma digitale è rivolgersi a un provider accreditato (Certification Authority), cioè un ente certificatore autorizzato a emettere certificati di firma digitale.
Esistono diversi provider accreditati in Italia, che offrono diverse soluzioni (es. Smart Card, Business Key, Token USB, firma remota).
I passaggi per ottenere la firma digitale da un provider sono generalmente i seguenti:

1. Scegliere il provider e il tipo di dispositivo di firma desiderato.
2. Compilare la richiesta online, fornendo i propri dati personali e i documenti richiesti (documento di identità, codice fiscale).
3. Effettuare il riconoscimento dell’identità (di persona o tramite webcam).
4. Effettuare il pagamento (se previsto).
5. Ricevere il dispositivo di firma (o le credenziali per la firma remota) e installare il software necessario.

Ottenere la firma digitale con SPID

Alcuni provider di identità digitale SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) offrono anche la possibilità di ottenere la firma digitale, spesso a un costo inferiore rispetto ai provider tradizionali.

Ottenere la firma digitale con CNS

La Carta Nazionale dei Servizi (CNS) è una smart card che contiene un certificato di autenticazione e un certificato di firma digitale. La CNS può essere rilasciata da diverse amministrazioni pubbliche (es. Camere di Commercio).

Documenti necessari per la firma digitale

I documenti necessari per richiedere la firma digitale sono generalmente:

• Copia di un documento di riconoscimento in corso di validità (carta d’identità, passaporto, patente).
• Codice fiscale.
• Un indirizzo email (non PEC).

Tempi e costi per ottenere la firma digitale

I tempi per ottenere la firma digitale possono variare a seconda del provider e del tipo di dispositivo scelto. In genere, l’attivazione della firma digitale richiede da poche ore a qualche giorno lavorativo.
I costi della firma digitale variano a seconda del provider, del tipo di dispositivo e della durata del certificato. Esistono soluzioni gratuite (come quella offerta da alcuni provider SPID o quella menzionata nell’articolo originale su letterasenzabusta.com, che utilizza la firma remota), ma la maggior parte dei provider offre soluzioni a pagamento, con costi che possono variare da poche decine a diverse centinaia di euro.

La firma digitale è uno strumento fondamentale per semplificare e rendere più sicure le transazioni online e le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione. Ottenere la firma digitale è un processo relativamente semplice, e i vantaggi che offre sono numerosi, sia per i privati che per le aziende.